跳到主要内容

新的云解决方案解决了学校董事会的文件共享困境

机场社区学校区密歇根州蒙罗县北部北部,机场社区学区包括约2,550名学生,在200英里的径程中出现七所学校。虽然机场高中位于密歇根州的前5%的学校,但该区仍然面临着该地区典型学区的许多挑战,特别是寻找新计划的资金的难度,并找到激励学生的方法实现更高的学术标准。为了帮助超越这些问题,学区的董事会成员之间的定期沟通至关重要。

码头码头

区域委员会成员通常作为兼职官员选出。因为这些繁忙的专业人士每天都有在远程位置的全职工作,董事会会议在晚上举行。在通往会议的日子里,董事会主管的行政助理将通过电子邮件发送官方文件。但是,由于超出了电子邮件服务器限制的附件文件大小,消息通常不会达到所有收件人。此外,来自多个董事会成员的许多最后一分钟的变化通常会导致困惑于哪个版本是最新的。它达到了会议上几乎预期对不正确信息的参考点。

云解决方案

要解决文件共享难度,大学办公室技术,夏普授权经销商,提供了30名云门户办事处(CPO)许可证的学校董事会。 CPO是一个屡获殊荣的文件存储和共享服务,提供了一种方便的方式来无缝连接到业务内容,并轻松地与团队成员分享和协作,无论是远程还是在人员会议期间。

前几个许可证被分配给每个董事会成员以及监督员的助手。有计划将其余许可证分配给该地区的学校的管理员,以进一步增加合作。

现在,而不是在每周通信期间发出电子邮件,而主管在CPO中有一个文件夹,他的助手与董事会成员共享。所有文件都包含在文件夹中,CPO的版本控制清楚地表明最新是最新的,以避免混淆。每当一个板成员编辑文件时,即使是最后一刻更改,每个人都会通过自动通知功能来识别。

快速,简单,高效!

尽管董事会成员之间提供了广泛的技术技能,但每个人都能够学习如何快速,轻松地使用CPO,并转换为新的通信方法几乎无缝。因此,现在所有董事会成员都可以在董事会会议期间访问最新的最新文件,压力水平似乎已经大大减少了。此外,某些CPO功能有助于使用户体验更容易。这些包括用于多功能打印机(MFP)的连接器,允许从CPO扫描和打印,以及桌面同步功能,允许董事会成员从他们的笔记本电脑轻松更新文档,并使用电路板上的每个人共享最新的版本即时的。

“云门户办事处大大提高了我们如何运行学校董事会业务的效率,并且也为我们在我们的会议上进行了缺陷,”John Krimmel说,校园总监,机场社区学校。“作为一加,实际应用非常简单和简单。我们的管理员只需使用它即可使用它即可通过使用它,因此我们想象我们将其扩展到我们的管理员时,它将需要最少的培训。”