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测量重要的事情

绩效措施可以促进它的效率,从利益相关者产生买入,提高技术对教学和学习的影响。但你必须做对。

一个热气球师呼唤他在地上看到的男人。 “你知道我在哪里吗?”该男子回复:“41°28”北纬,81°37'西政经度,距离地面约150英尺。“气球名叫:“谢谢。你必须在它中工作。“ “是的,我做了 - 你怎么知道的?” “因为你回答了我的问题,我仍然不知道我在哪里。”地面上的男人回电话:“你必须是一个主管。” “是的,我是 - 你怎么知道的?” “因为当你在这里来到这里时,你迷路了,你仍然丢失了,但现在这是我的错。”

作为一个地区技术领导者,您是帮助您的主管和其他高级领导人衡量绩效并为所有地区职能提供问责制的关键球员。但如果您不明白究竟需要衡量何种目的,或者如何以他们理解的语言向您的非IT同事传达此信息,世界上最好的技术不会有助于改善您的组织。以下是一篇关于学校CIO及其员工如何开始建立,报告和行动绩效措施的简要初版。

第1步:了解度量系统

绩效措施我们的意思是什么?简而言之,一旦组织和共享,将刺激行动并提供问责制的关键信息。有三类措施:

输入尺寸= 你必须与之合作的东西。示例:学校中的网络计算机数量,年龄,RAM和/或处理器速度。

输出措施= 输入的是什么。示例:改善了毕业率和测试分数。一个上下文中的输出措施(年末测试分数)可以输入另一个(下一学年的基线数据)。

工作措施= 输入如何成为输出。最重要的工作措施是“铅指标” - 您可以收集和报告今天,告诉您有关您的输出措施如何在未来几个星期,月和年内看出的事情。示例:学生出席描述了当前的工作 - 有多少可用时间教师和学生实际上都在一起工作 - 并且还可以帮助学校预测等级,促销和测试分数等输出措施。

措施最佳推动绩效改进,并在有明确和共同理解原因和效果时提供问责制。例如,如果涉及的每个人认为,当每个人都认为这项行动将改善学生测试分数或成绩,驾驶增加的学生使用将更容易。然而,措施之间的直接造成和效应关系很少,因此它相关的产出措施需要通过“行动理论”与学校或地区产出联系起来。例如,如果您认为学生测试结果在花费更多的时间以特定的软件上花费时,它比计算机上一时间是IT活动的输出措施,有助于创建一个能够实现更高测试分数的条件(软件使用)。

第2步:定义你的目标

现在您有一些工作定义,提出了一套四到八IT输出目标。您的目标应专注于技术架构及其对区域持续运营和源于地区计划的影响。无论您决定哪些目标,他们都应该解决效率和有效性。效率目标可能包括:

  • 减少学校,运输,食品服务和中央办公室管理的运营和维护等非融合领域的年度开销。
  • 实现新技术项目的积极回报。
  • 降低最终用户设备的总体拥有成本,尤其是PC和外围设备。

有效目标对于它更难定义,因为它们应该与整体地区的目标联系在一起。可以与地区目标联系的一些可能的IT有效性区域包括:

  • 客户满意度和服务质量
  • 技术可用性和响应时间
  • 技术使用率
  • 采用: 它在学校是为了管理层(用于帮助乘坐学校或地区,就像学生信息系统一样),教学(教师使用,支持他们的工作,如电子成绩书)或学习(学生使用在学习过程中,就像生物学解剖模拟一样)。
  • 建筑学: 它的能力可以被归类为基础架构(互联网接入,广域和局域网,服务器,路由器和接线);申请(财务,人力资源,学生信息系统);数据(操作数据存储和数据仓库或存储数据集);门户(Web存在,内容管理和软件和系统接口问题);和最终用户设备(PC,打印机,手持设备和其他设备)。

无论是否如何组织工作措施,非IT人民为他们的胃口有限,所以报告应关注关键IT产出,他们与地区目标的关系,以及投入或领先指标的任何值得注意的趋势。务必重新审视这些措施,因为重要的是可能随时间变化的,而新的数据源总是可以光明的。

当然,没有数量的测量报告可以克服苛刻的预算现实。绩效措施并未转化为我所在地区的更多技术资金,其中收入危机使其在三年期间开展了超过50%的支出和人员。

尽管如此,在这些危机期间,措施是有用的,因为它们有助于优先考虑使用有限的资源和指导日常管理以及持续改进努力,以挤出每一美元和每分钟的最高效率和有效性。制定和使用措施的学科认为,希望未来的资源投资在k中–12它将更好地侧重于提高效率和有效性。我们的孩子值得不那么值得。

彼得罗伯逊是克利夫兰市学区的首席信息官。他在2004 - 2005年学年休假,在哥伦比亚大学完成他的教育领导博士学位。

一个逐个错误示例

这里’S一个地区如何调整绩效措施,以更好地匹配其目标。

前:

2003年前,克利夫兰的IT部门在PC采购中没有正式的作用。多年来在反应授予资金的不协调的电脑购买造成了巨大的不断的“总体所有权成本”责任。努力减少该责任生成了关于帮助台,现场支持和服务器和带宽使用的数据山脉。由于这些措施相对容易创建,因此它报告包括按类别排序的实地支持票据统计数据的长期报告。即使票据量加倍,该报告的摘要表明平均问题解决方案的平均问题大约下降了40%。此类报告用于解释进一步的服务改进所需的资源,但解释缺乏与地区目标的明确联系。

后:

PC库存和软件使用时间更加难以衡量,因为必须在网络服务器上收集数据,在地区聚合,以及与触发它的PC和软件相关联。但它仍然比较简单,一旦完成,易于维护。由此产生的输入(PC库存)和产出措施和输出(软件使用)在将IT活动绑定到地区目标方面更有用。显示每台计算机的软件使用时间下降30%对非IT人员试图了解技术支持问题。库存数据也是如此,揭示了15%的课堂电脑太老了,无法与互联网连接,大约一半的地区的电脑都没有保修。

样本措施

七项措施克利夫兰市学校区IT部门向利益攸关方报告:

  • 科技support cost (disaggregated by month)
  • PC与学生(教室,月和PC状态)的比率
  • 网络上百分比(设备,连接和小时)
  • 帮助台电话卷(建筑,日和原因)
  • 问题票解决时间(建筑,日和原因)
  • 每台计算机软件和互联网使用时间(建筑,日和软件或网站标题)
  • 数据仓库用户和事件数量(用户,日和报告)
  • 建立综合性能测量系统,由基于绩效的管理特殊兴趣组提供的六部分手册中的第二卷: www.orau.gov/pbm/pbmhandbook/pbmhandbook.html.
  • 逐步均衡记分卡:最大化性能和维护结果 由Paul R. Niven(Wiley 2002)
  • 结果:持续学校改进的关键 由Mike Schmoker(ASCD 1999)
  • 六西格玛的方式 由Peter S. Pande等,Robert P. Neuman,Roland R. Cavanagh(McGraw-Hill,2000): www.sixsigmaway.com.