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为什么项目管理可以使教育更好

技术协调员知道实施帮助台呼叫跟踪系统可以提高老师的满意度并削减成本。他购买了跟踪软件,并进行了安装和配置。他修改了电话路由系统,并雇用了新员工来处理服务台。一切似乎都运行良好。

当老师要求帮助时,他们会向服务台人员讲话,或者有时会留下录音信息。他们的请求被排入队列并依次解决,而不是根据感知到的紧迫性得到解决。正在基于常见问题类型开发知识库。这些都是有用且合乎逻辑的策略,是吗?

对于该地区来说,这是一场灾难。

老师们对他们无法致电自己喜欢的技术人员寻求帮助感到愤慨,他们的语气不再影响解决速度。 IT人员讨厌必须在数据库中记录每个问题的解决方案。当员工打电话给总监时,她对新计划一无所知,并冲进IT部门要求解释。

该过程按计划进行。但是,忽略了一个简单但至关重要的步骤: “买入。” 在继续实施之前,该地区还没有说服任何人这是一个好主意。听起来有点熟?

IT知道什么我们不知道吗?

从商业世界成功过渡到教育领域的任何人都可以告诉您,在有时停滞不前的教育环境中,最明显的缺陷之一就是完全不遵守既定的商业惯例和程序。您所在的地区是否有书面的备份和恢复计划?您记录的电子邮件保留政策是什么?您的软件许可的合规性如何?

让我们面对现实:在很大程度上,教育工作者没有经过培训成为商人,而那些发现自己在业务或IT角色中的人通常在系统中成长。他们从来没有机会磨练大型企业数十年来不断完善的技能。

作为教育工作者,为什么不花时间从我们的IT“兄弟姐妹”那里收集可以将流程和步骤应用于我们日常工作的那些领域呢?从长远来看,这应该提高效率,使我们有更多的时间去做我们实际要做的事情:教孩子们。

项目管理:这是什么?

除其他外,IT行业对结构化项目管理的概念非常关注。快速搜索该主题将返回首字母缩写词,例如PMI,PMP,PMBOK,Project +,以及许多不熟悉的术语,例如工作陈述,可交付成果和工作分解结构。这是什么意思呢?

的Mark Mullaly Gantthead.com 将“项目管理”定义为“对项目的责任和决策的行使,在项目范围内执行的权限以及在商定的客户期望,承诺的背景下交付项目结果的责任,和约束。”但是,如果您问我,那简直就是胡言乱语。

简而言之,我们正在谈论一种将主动性分解为可消化的部分,记录每个步骤并提供 按时,按预算,高质量 最终结果。

它对我有什么好处?

我们大多数人都经历过这样的情况,即新项目中的关键步骤被忽略或被遗忘了。如果上面的虚构区已经花时间通过帮助所有受影响的各方来了解新系统为何起作用,来获得支持 对于 工作人员而不是 反对 他们,开学的第一天会很成功。

您的供应商可能已经在使用项目管理。是否要求您在交付产品或服务之前签署工作声明?您的合作伙伴之一是否强迫您实施了软件实施计划或工作分解结构?您是否看到过将项目分解为任务和子任务的项目?全世界都在传达信息:花时间进行计划意味着节省了追赶时间。

一个成功的项目看起来与众不同。它经过充分研究,有据可查并得到了很好的实施。项目管理无法防止所有故障,但它的应用通常意味着我们可以更早地预测故障,并迅速采取措施来规避灾难。

项目在商业世界中会失败吗?当然!有很多巨大的项目管理失败的例子。最大的不同是,在应用项目管理后,我们确切地知道了项目失败的原因以及我们必须解决的问题,以帮助下一次成功(甚至这次,如果您足够早地发现错误)。

如果没有项目管理,就应该怪罪游戏:网络尚未就绪;该软件发臭;老师训练不足没有人真正从小说中知道事实。在项目管理中,目标不是避免责备;相反,我们应该努力找出自己的弱点并找到改善方法。

我如何开始?

在网站上查看: PMI.org, Gantthead.comBaselineMag.com.
您可以在这些站点上找到足够的免费阅读材料,以保持数周的忙碌,还有一些提供其印刷版期刊和电子邮件新闻稿的订阅。另一个网站 Pmforum.org,其中包含项目管理术语的综合词汇表。另外,只需在网络上搜索“项目管理”,您就会发现自己被信息彻底淹没了。

您甚至可能要考虑成为这些组织之一的会员资格(30至350美元),这将使您有资格获得更多资源和研究材料。考虑到好处,与这样的团体结盟可能是值得的投资。

是否需要认证?

没事PMI(项目管理协会)吹捧PMP(项目管理专业人员)认证。 CompTIA(是A +认证人员)认可Project +认证。这些都是很棒的程序—催生了一个行业—可以帮助任何组织完善其技术,但是如果您只是实施基础知识,则可能没有必要。不要让缺乏专业知识的人沮丧。任何人都可以稍作努力就更好地计划。

动起来!

你还在等什么?您知道您的项目可以从一些额外的关注和计划中受益。首先为您的下一个小型项目编写一个简单的工作说明书(模板可在网上找到),然后从那里进行改进。

项目管理的概念只是可用于教育的许多久经考验的商业计划的一个示例。但是,它是为数不多的,可以以最小的成本和最大的收益潜力缓慢而暂定地实施的公司之一。

让我们拥抱世界其他地方正在学习的东西;不要忽略它。如果IT部门发明了更好的捕鼠器,那么让教育成为第一个放置奶酪的人吧!

以下示例适用于以下项目定义的项目管理六项原则: 基恩公司 在短时间内实施供应商提供的基于Web的日常学生出勤应用程序的任务。

原理

应用

1.详细定义工作

这个项目范围的内外是什么?

  • 它包括硬件安装吗?
  • …软件安装?
  • …train-the-trainer?
  • …个性化的用户培训?
  • …在一栋或多栋建筑中实施?
  • 我们会用“铃铛&吹口哨”,还是这是基本的实现?

成功取决于任何假设吗?

  • 员工具备足够的PC技能来进行这项工作吗?
  • 我们当前的硬件基础架构是否足够?

哪些风险会对项目产生不利影响?

  • 严重的硬件故障?
  • 对软件的期望不切实际?

2.让合适的人参与

  • 为了使这个项目成功,谁必须是我的项目团队的成员?我多久会见一次他们,这个项目需要他们多少时间?
  • 我的项目“赞助者”是谁?向我报告状态?我们会见多久?

3.估计时间和费用

  • 每个任务要花多长时间,那会花多少时间?
  • 记住要包括人员成本和商品成本(硬件,软件等)。

4.分解工作

  • 将项目划分为小规模的任务,每个任务将花费不超过两周的时间。这样,我们永远不会比别人落后两个星期,直到有人注意到任务已经过期。
  • 将每个任务分配给一个或多个所有者,他们将负责在估计的完成日期之前完成任务。
  • 将任务组织成主要的组或里程碑。准备在每个里程碑完成时提出“可交付成果”(具体内容,例如报告或其他文档)。

5.建立变更程序

与您的主管部门一起创建更改规则,并确保它们致力于遵循这些规则。

  • 如果主管决定在最后一分钟添加一栋建筑物,那么她准备为此做出什么牺牲呢?
    …延长的时间表?…higher costs?…lower quality?

6.同意接受标准

  • 准确定义什么才能使该项目成功。如果我们不知道,我们将全天为该项目是否成功而战。
  • “如果我们不知道要去哪里,那么任何道路都会使我们到达那里。”

电子邮件: 贾斯汀·R·格里尼尔